Meteor dan Sosial Media, Keduanya untuk Dinosaurus.

Ini adalah surat untuk rekan cabang saya di luar sana, yang berisi hal-hal yang dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja dengan terus bereksperimen dan mendorong kemajuan. Ini juga merupakan surat untuk para pekerja yang menghalangi langkah kita.

Pernahkah Anda mencoba berkolaborasi pada proyek yang kompleks dengan tim jarak jauh menggunakan sistem panggilan konferensi? Setiap kali saya dipaksa untuk berpartisipasi dalam salah satu sesi yang berat ini, tiga hal ini yang saya pikirkan terus menerus:

1) Berapa lama waktu yang dibutuhkan, karena kita tidak bisa melihat ekspresi wajah secara langsung?

2) Berapa banyak pekerjaan yang bisa kita lakukan selama waktu yang hilang itu?

3) Akankah “telepon kaleng” lebih efektif?

Mungkin Anda termasuk beberapa yang tercerahkan yang menggunakan sistem konferensi video untuk memfasilitasi pertemuan jarak jauh? Atau mungkin Anda termasuk di antara yang lebih kecil tetapi semakin banyak profesional yang telah mulai memanfaatkan alat sosial seperti Podio atau Yammer, yang mengintegrasikan video dan berbagi file berbasis cloud? Jika demikian, maka saya tidak perlu mengingatkan Anda berapa banyak lagi pekerjaan yang harus Anda selesaikan atau seberapa efisien alat ini membuat pekerjaan Anda, Anda sudah tahu.

Perlu diingat, bagaimanapun, bahwa di suatu tempat di sepanjang garis, seseorang harus mencengkeram Anda agar memiliki keunggulan kompetitif ini. Anda tahu, meskipun nilainya jelas, mereka mungkin mewakili ancaman yang dirasakan terhadap penjaga lama, Luddites, burung unta. Mereka adalah orang-orang yang sama yang mendominasi pertemuan langsung dengan kepribadian yang keras, orang-orang yang membicarakan orang lain tentang panggilan konferensi dan orang-orang yang percaya bahwa setiap orang di kantor dengan segala sesuatu yang penting berarti bagi setiap orang yang “berada di halaman yang sama.” Mereka percaya senioritas itu setara dengan kecerdasan.

Meskipun ada pengecualian yang mendera orang-orang ini (Baby Boomers).

Kami dapat dengan mudah berkontribusi pada proyek-proyek rumit melalui ponsel kami sambil duduk di kereta bawah tanah ataupun di tepi pantai saat sang surya mulai menampakkan sinarnya. Kami sekarang sepenuhnya dapat menghadiri pertemuan meskipun berada di sisi lain planet ini. Alih-alih Power Point yang senyap, kita dapat memiliki peta pikiran / papan tulis interaktif yang dibagi, dan Power Point yang berada di tangan sementara kita sedang melakukan konferensi video. Singkatnya, kami memiliki teknologi, kami memiliki alat. Teknologi terus berkembang. Apa yang belum kita semua miliki adalah fleksibilitas untuk mengintegrasikan teknologi ini ke dalam proses bisnis yang mengakar kuat.

Mengapa? Karena proses bisnis ini berfungsi untuk melindungi Dinosaurus, atau lebih khusus lagi, struktur organisasi hierarkis yang dipegang Baby Boomers sangat disayanginya. Karena ada banyak pengecualian, saya menggunakan istilah "Dinosaurus" untuk menggambarkan Baby Boomers yang keduanya A) enggan untuk mengubah proses bisnis yang begitu dekat dengan pensiun mereka dan B) takut bahwa platform digital kolaboratif mungkin berhasil mendemokratisasi tempat kerja yang mereka warisi dengan cara terdahulu.

Dinosaurus mudah dikenali: mereka biasanya 1-3 tahun mendekati masa pensiun, mereka sangat bangga bisa berhasil "melampirkan" file ke email dan "tidak punya waktu" untuk mempelajari teknologi baru. Teknologi terbaru yang dipelajari mereka (baby boomers) adalah email. Dalam beberapa kasus mereka bahkan mendelegasikan tugas email ke asisten atau sekretaris.

Jika Anda seperti saya, Anda telah paham betul bahwa email tidak efektif, setidaknya untuk tujuan kolaborasi. Namun, email tetap menjadi penting dalam dunia kerja. Entah bagaimana, email telah tertanam dalam benak para pembuat keputusan dengan cara yang sama seperti konsep-konsep redundan lain dari revolusi industri seperti "unit kerja" atau "manajemen top-down". Secara pribadi, saya merasa email adalah langkah kecil dari meninggalkan surat di bawah batu karang untuk kapal yang lewat. Ini adalah cara yang bagus untuk membagikan surat resmi dan cara yang mengerikan untuk menyampaikan pembaruan, berbagi ide, dan tetap mengikuti tim proyek.

Setidaknya sebagian alasan mengapa email terus digunakan adalah karena "Dinosaurus" yang sangat kuat baru-baru ini menguasai alat ini dan tidak lagi membuat mereka takut. Anda tidak harus menjualnya pada keamanannya, pada integritas struktural backendnya atau tentang bagaimana itu akan cocok dengan alur kerja dari rutinitas harian yang ditetapkan. Selama mereka mengontrak semua orang tentang hal-hal penting, email bukanlah ancaman. Itu bisa dan sering merupakan pengeras suara yang hebat dan "Dinosaurus" dapat terlihat menggunakannya dengan cara seperti itu.

Penggunaan alat sosial yang efektif membutuhkan pengujian proses yang telah dilakukan oleh sebuah bisnis, membekukannya, memisahkannya, mengoptimalkannya, dan kemudian membukanya untuk membangun penggunaan alat sosial. Singkatnya, itu membutuhkan perubahan. Anda tidak dapat memasang alat sosial dan berharap itu membuat proses Anda saat ini lebih efisien. Ini adalah proses, bukan kejadian. Jauh di lubuk hati "dinosaurus" tahu ini benar. Itulah sebabnya mereka tidak ingin omong kosong itu terjadi ketika mereka ada. Dalam banyak kasus memeriksa proses bisnis di bawah mikroskop mengancam hal baik yang telah mereka lakukan dan mereka hanya perlu terus berjalan selama beberapa tahun lagi dan kemudian mereka bisa melupakan belajar alat baru sama sekali dan bermain golf dan taman atau apa pun yang mereka cari untuk mereka lakukan ketika mereka pensiun. "Dinosaurus" tidak suka mengganggu ketenangan.

Jadi, ketika Anda menikmati solusi berbasis aplikasi baru untuk manajemen proyek yang bebas dan menyelamatkan perusahaan, efek bersih, 400 jam kerja selama setahun, menjadikan pekerjaan Anda menyenangkan dan memberdayakan semua orang di tim Anda sementara menjaga klien Anda terlibat, ingatlah untuk diam-diam berterima kasih kepada jiwa pemberani yang mendorong hal itu terjadi. Mereka berisiko dimakan oleh Dinosaurus.

Akhirnya, jika Anda bekerja di lingkungan yang tampak modern (setiap orang memiliki komputer) tetapi terasa seperti rumah kerja abad ke-18 (semua orang menghabiskan 80% hari mereka untuk menjawab email) dan Anda merasa memiliki alat sosial yang akan menyelamatkan hari, pikirkan dua kali . Ada alasan mengapa "manajemen perubahan" adalah tema pelatihan perusahaan paling populer selama dua puluh tahun terakhir dan ada alasan mengapa sebagian besar perusahaan belum mengadopsi alat-alat ini. Alasannya terkait dengan pepatah lama, "Anda tidak bisa mengajarkan anjing baru trik baru."

Terutama sebelum mereka pensiun.